L’aspect administratif et financier fait partie intégrante de la vie d’une entreprise. Il est même l’un des acteurs clés, contribuant au développement et à la pérennité de celle-ci. Une définition du Professeur François Longin à l’Essec (Ecole supérieure des sciences économiques et commerciales), de ce que sont un Directeur Financier et son département, soulève d’ailleurs l’importance de leur rôle au sein d’une entreprise. Il le définit comme co-pilote et créateur de valeur. Un tel profil et une telle équipe coûteraient chers à recruter en interne, surtout pour des TPE/PME et start-up. C’est ainsi que depuis quelques années des cabinets financiers ont eu l’idée ingénieuse de proposer des prestations de DAF à temps partagé ou direction financière externalisée. Une offre qui séduit, d’ailleurs, de plus en plus d'entreprises actuellement.
Qu’entend-on par direction financière externalisée ?
La direction financière est un département clé d’une entreprise. Elle élabore des outils de pilotage qui sont nécessaires à la prise de décisions stratégiques, et qui permettent de prévenir les risques financiers. Ces outils sont, entre autres, les reporting de gestion tels que les budgets, les simulations de risques financiers et de rentabilité. La direction financière est généralement supervisée par le Directeur Administratif et Financier, qui prend part à la planification de la stratégie de développement de l’entreprise, et à sa mise en œuvre. Il veille également à sa rentabilité économique et donne ses analyses. Il assure le respect des règles comptables ; et gère la trésorerie et la liquidité de l’entreprise. Il exerce donc un contrôle interne. Mais la plupart des entreprises, notamment les TPE/PME et strat-up, n’ont pas les moyens de se doter d’un tel service et d’un tel Directeur Administratif et financier en son sein. Du fait, qu’un recrutement et la mise en place d’un tel service,en interne et à temps plein, lui coûteraient chers. En effet, ces types d’entreprises ne disposent souvent que d’une trésorerie limitée. D’ailleurs, selon une observation, près d’un million de sociétés en France ne disposent pas de direction administratif et financière. Et la majorité, sont de très petites entreprises.
Pour pallier à ce manque, certains cabinets financiers ont observé ce constat et ont anticipé la demande en proposant une prestation d’externalisation de la direction financière. C’est une opération qui consiste à confier la gestion financière d’une entreprise à un prestataire externe (notamment à un cabinet financier professionnel) tel que www.pbfi.fr, via un contrat de sous-traitance. Son intervention est clairement définie sur les enjeux de sa fonction, ce qui lui permet d’avoir un avis objectif sur la situation de l’entreprise et d’éviter un turn-over. Elle permet aux entreprises d’avoir une expertise financière de haut niveau. Une expertise à laquelle, celles-ci ne pouvaient accéder jusqu’à présent.
Les rôles et missions de la direction financière externalisée
Globalement, la direction financière externalisée a en charge la gestion financière de l’entreprise cliente. Elle peut s’occuper, entre autres, de l’élaboration du budget et des prévisions financières ; d’assurer le contrôle de gestion ; de gérer la trésorerie et le financement de l’entreprise ; et de réaliser des reporting de gestion traçables, basés à partir d’une méthode de reporting efficace. Des missions qui passent par des modélisations et des formations de supports de communication financière ; la supervision des équipes, l’animation des réunions de pilotage ; la représentation de la société vis-à-vis des tiers. Mais elle peut également intervenir pour améliorer les processus du système d’information financier de l’entreprise ; et de son organisation comptable et financière. En plus de ces missions, une direction financière externalisée peut également prendre en charge les opérations de fusion-acquisition, et est totalement en mesure de guider celle-ci dans son choix stratégique. Dans tous les cas, les entreprises ont recours à une DAF externalisée pour résoudre un sujet complexe. Son rôle, et notamment ses missions au sein de l’entreprise peuvent être récurrentes mais également ponctuelles. Ils dépendront des besoins de celle-ci.
Se doter d’une expertise de haut niveau
Le premier avantage qu'offre le recours à une expertise financière de haut niveau, est qu'il permet à l'organisation d'avoir une expertise de haut niveau, pour un temps limité, et sans adhérer à un processus de recrutement. La direction financière externalisée est donc un professionnelle expérimenté, et de ce fait immédiatement opérationnel. Avant de choisir le cabinet, il est toutefois conseillé de se renseigner sur la réputation et la régularité de celle-ci avant de l'engager. Par ailleurs, même si elle dotée d'une expérience et d'une expertise de haut niveau, il est nécessaire de s'assurer qu'elle dispose d'une expérience en accord au type d'activité de l'entreprise.
Une prestation à un coût inférieur, « à la carte » et flexible
Avoir recours à une DAF à temps partagé coûte généralement moins cher, que de recruter une DAF salarié à temps plein. En effet, opter pour une DAF externalisée peut coûter trois fois à six fois moins cher que de recruter en interne, selon le moment de vie et la taille de l’entreprise. Ajouté à cela, les prestations qu’elle offre peuvent être flexibles et se faire « à la carte ». L’entreprise a la possibilité de choisir le domaine d’intervention du sous-traitant, ou le domaine d’intervention à prioriser ; ainsi que la période d’intervention. Par exemple, si vous avez juste besoin d'une expertise pour la mise en place d’un tableau de bord ; ou encore que vous ne souhaitez une intervention qu’une fois par semaine par exemple. C’est tout à fait possible grâce à un contrat de prestation au forfait ou au temps passé. Ce sera selon vos besoins.